VERBİS

VERBİS-Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), veri sorumlularının Veri Sorumluları Siciline kaydolmalarını zorunlu kılmaktadır (mad.16). Böylece, kamunun veri sorumlularının kimler olduğunu öğrenme imkanı bulunmakta ve kişisel verilerin korunması hakkının daha etkin şekilde kullanılması sağlanmaktadır. 

Veri Sorumluları Sicili (VERBİS)

Veri Sorumluları Sicili, veri sorumlularının veri işleme faaliyetleri ile ilgili bilgileri beyan ettikleri bir kayıt sistemidir. Bu maksatla Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından internet üzerinden erişim sağlanabilen  VERBİS-Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi oluşturularak faaliyete geçirilmiştir.

Söz konusu kayıt işleminin, veri işleme faaliyetlerine başlamadan önce tamamlanması gerekir. VERBİS’e kayıt; Kişisel Verileri Koruma Kurumunun internet sitesi olan www.kvkk.gov.tr aracılığıyla giriş yapılarak yapılır. 

VERBİS’e kayıtta girilecek bilgiler; kişisel verileri işlenmiş olan gerçek kişilere ait kişisel veriler değil, işlenen verilerin sadece üst başlıklar halinde kategorik bazdaki bilgilerdir.

VERBİS’e Girilecek Bilgiler:

  • Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ile irtibat kişisine ait kimlik ve adres  bilgileri,
  • Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
  • Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
  • Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
  • Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
  • Kanunun 12 nci maddesinde öngörülen ve Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler (idari ve teknik),
  • Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi.

Bir veri sorumlusu adına VERBİS üzerinden birden fazla kayıt yapılamaz. Veri sorumlusu, irtibat kişisi tarafından girilen tüm bilgileri VERBİS üzerinden dilediği zaman kontrol edebilme imkanına sahiptir.

Veri sorumlusunun kişisel veri işlemeye devam etmemesi halinde, ilgili kişileri yanıltmamak adına veri sorumlusu VERBİS üzerinden “Sicilden silme” talebinde bulunabilir.  (Ayrıca Kuruma resmi bir yazı yazılarak, bu işlemin Kurum tarafından onaylanmasının sağlanması gerekir.)

Sicile kayıt yükümlülüğünün yerine getirilmesi sonrasında, her yıl tekrar tekrar kayıt yapılması gerekmez. Sadece girilen bilgilerde değişiklik olursa güncelleme yapılması gerekir.

Sicile kayıtlı bilgilerde değişiklik olması halinde, değişikliğin meydana geldiği tarihten itibaren yedi gün içinde, VERBİS üzerinden bilgi girişinin yapılması gerekmektedir.

KVKK 28’inci maddesinde belirtilen istisna durumlarında söz konusu kayıt zorunluluğunun uygulanması gerekmemektedir. Bu istisna durumlarının bir kısmı tüm Kanun kapsamından istisnayı öngörmekte, diğerleri ise Sicile kayıt konusunda istisna getirmektedir.

KVKK kapsamındaki aşağıdaki tam istisna hallerinde kayıt zorunluluğu oluşmamaktadır:

  • Kişisel verilerin, üçüncü kişilere verilmemek ve veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklere uyulmak kaydıyla gerçek kişiler tarafından tamamen kendisiyle veya aynı konutta yaşayan aile fertleriyle ilgili faaliyetler kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin, resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
  • Kişisel verilerin, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi. (Millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla)
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarat faaliyetleri kapsamında işlenmesi.
  • Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.

Yukarıdaki genel istisna halleri dışında, KVKK’nın  amacına ve temel ilkelerine uygun ve orantılı olmak kaydıyla aşağıdaki hallerde de kayıt zorunluluğu bulunmamaktadır.

  • Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
  • İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.

Ayrıca, KVKK’da (mad.16) işlenen kişisel verinin niteliği, sayısı, veri işlemenin kanundan kaynaklanması veya üçüncü kişilere aktarılma durumu gibi Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenecek objektif kriterler göz önüne alınmak suretiyle, Kurul tarafından Veri Sorumluları Siciline kayıt zorunluluğuna istisnalar getirilebileceği belirtilmiştir.

Bu kapsamda, Kurul tarafından söz konusu kriterler belirlenmiş ve 30.12.2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelikte bu kriterler sayılmıştır. Söz konusu kriterler:

  • Kişisel verinin niteliği.
  • Kişisel verinin sayısı.
  • Kişisel verinin işlenme amacı.
  • Kişisel verinin işlendiği faaliyet alanı.
  • Kişisel verinin üçüncü kişilere aktarılma durumu.
  • Kişisel veri işleme faaliyetinin kanunlardan kaynaklanması.
  • Kişisel verilerin muhafaza edilmesi süresi.
  • Veri konusu kişi grubu veya veri kategorileri.

Bu doğrultuda Kurul tarafından değişik tarihlerdeki kararlar ile kayıt istisnası getirilmiş olan veri sorumluları aşağıda belirtilmiştir.

  • Herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla yalnızca otomatik olmayan yollarla kişisel veri işleyenler.
  • 1512 sayılı Noterlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler.
  • 5253 sayılı Dernekler Kanununa göre kurulmuş derneklerden, 5737 sayılı Vakıflar Kanununa göre kurulmuş vakıflardan ve 6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanununa göre kurulmuş sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler.
  • 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanununa göre kurulmuş siyasi partiler.
  • 1136 sayılı Avukatlık Kanunu uyarınca faaliyet gösteren avukatlar.
  • 3568 sayılı Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik ve Yeminli Mali Müşavirlik Kanunu uyarınca faaliyet gösteren Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler ve Yeminli Mali Müşavirler.
  • Gümrük müşavirleri.
  • Arabulucular.
  • Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar.
VERBİS
VERBİS Kayıt Süreleri

Kayıt için belirlenen son tarihten sonra yükümlülüğü oluşanlar, kayıt yükümlüsü olduğu tarihten itibaren 30 gün içinde kayıt yaptırmak zorundadır. 

Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 20.000 Türk lirasından 1.000.000 Türk lirasına kadar (Kanun’da belirlenmiş değerler) (2020 Güncellenmiş değerleriyle 36.000 Türk lirasından 1.802.000 Türk lirasına kadar ) idari para cezası yaptırımı uygulanır. 

İstisna kapsamında olmadığı halde, Sicile kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen veri sorumlularının tespiti Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yapılır.

Veri Sorumluları Siciline kayıt  yükümlülüğünden istisna olmak, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ndan da istisna olmak anlamına gelmemektedir. Kayıt yükümlülüğünden istisna tutulan veri sorumluları da diğer veri sorumluları gibi KVKK hükümlerine uymak zorundadırlar.